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Ausgehende Schriftsätze ausfertigen
Schriftsätze werden wie folgt ausgefertigt, wenn diese nicht über beA eingereicht werden: 1 Original für das Gericht1 beglaubigte Abschrift pro Prozessbevollmächtigtenkanzlei der Gegenseite1 beglaubigte Abschrift pro mitwirkendem Patentanwaltskanzlei der Gege...
Fortsetzung
Zur Vermeidung von versehentlich doppelter Bearbeitung von beA-Eingängen bzw. versehentlicher Nichtbearbeitung von beA-Eingängen gilt folgende Regelung: Die zuständige Assistenzkraft bearbeitet wie gewohnt die beA-Eingänge der zugewiesenen Anwälte. Sobald die...
Buchhaltung / Zahlungen / Geld
Dokumentenablage Papier
Eingehender Papier-Schriftverkehr wird nur auf entsprechende anwaltliche Verfügung abgeheftet (zA, z.d.A, iA oder ähnliche Verfügung). Ausnahme: Empfangsbekenntnisse, Zustellungsbescheinigungen Ist die richtige Zuordnung nicht ersichtlich, fragt das Sekretari...
Conflict Check
Es muss für jeden Konfliktcheck (KFC) eine 33er Akte angelegt werden mit Namen: "CC [Mdt]". Jedes Jahr muss eine neue 33er-Akte angelegt werden, so dass man sehen kann in welchem Jahr (wann genau) eine Abfrage erfolgte. Es müssen alle Beteiligten mit "Mandant,...
Konferenzen / Meetings bei uns
Papierakten (nur noch bei alten Fällen, neue Verfahren werden nur noch elektronisch geführt)
Die Papierakten stehen alphabetisch sortiert in den Regalen. Ist ein Name in Klammern auf dem Rückschild, wird nach diesem Namen sortiert. Anwälte sollten darauf achten, Akten nicht länger als nötig im Büro zu halten. Es kann ein Platz definiert werden ("link...
Aktenanlage
Wird nur durch einen Partner oder in Absprache mit einem Partner veranlasst. das Sekretariat legt neue Akte in AnNoText an. Auf Anweisung werden eine Vollmacht und eine Mandatsvereinbarung vorbereitet. Für die Eingabe der Stundensätze bitte an BA das neue Ma...
Kicker
Wer zu Null verliert, muss unter dem Kicker durchkriechen! Ein Tor, das von der ersten vom Ball berührten Stange aus geschossen wird, zählt nicht. Der Ball muss auf dem Weg irgendeine Figur einer anderen Stange (egal ob eigene oder Gegner) berühren, damit das...
Dokumentenablage E-Mails
Die elektronische Veraktung von E-Mails geschieht wie folgt: Bei ausgehenden E-Mails steht immer das zuständige Sekretariat auf BCC. Auch beim Versenden vom Smartphone darauf achten. Das Sek. verschiebt das in "AR-Mandanten" Bei eingehenden E-Mails läuft es ...
Akten - Rückenschilder
Eine Vorlage findet sich unter R:\Vorlagen Beschriftung: Immer Namen des Mandanten zuerst. Im Regal sind die Akten danach sortiert. Wenn Mandant nicht Partei ist, dann Mandant in Klammern obendrüber, dann Parteien. Für die Sortierung im Schrank gilt dann de...
Urlaub
Zunächst mit den betroffenen Kollegen absprechen (Anwälte mit allen anderen Anwälten, Assistenzkräfte mit allen anderen Assistenzkräfte), die Assistenzkräfte sprechen sich mit ihren zuständigen Anwälten ab, dann per E-Mail an alle Partner, mit relevanten Inf...
Dokumenten-Speicherung in AnNoText
Es wird zwischen "Entwurf" und "final" unterschieden und dies entsprechend in der Dokumentenbezeichnung berücksichtigt. Es gibt hierfür auch entsprechend unterschiedliche Unterordner in den jeweiligen Akten. Sofern keine gegenteilige Weisung besteht, wird das...
Auslagenerstattung
Bei Restaurantrechnungen über 250 EUR netto muss eine Rechnung mit unserer Adresse drauf vom Restaurant ausgestellt werden. Überweisungen werden von DuA eingegeben und in dem Buchhaltungsordner abgeheftet. Die von DuA eingegeben Überweisungen werden von eine...
IT / Telefon / Technik
Universalschalter
Es gibt einen Universalschalter, um alle Lichter der Kanzlei (einschließlich Toiletten, Aktenräume, Küche, restliche Büros etc. auszuschalten. Er ist am Aufzug und mit "Good Night" beschriftet. Wer als letztes geht, bitte drücken.
Regelmäßige Aufgaben Sekretariat
Überprüfung
Zweimal täglich (10:00 Uhr und 15:30 Uhr) wird, unabhängig zu den E-Mails das UPC auf neue Eingänge überprüft. Die derzeitige Regelung sieht folgendes vor: Montag: LeKDienstag: AlSMittwoch: JaRDonnerstag: BeSFreitag: AlK